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Sejamos completamente honestos: apesar do facto de nos aborrecermos, por vezes profundamente, com todas as coisas que temos para fazer, à maior parte de nós daí não advém genuína e intensa insatisfação. Diria até que eventualmente, para alguns, o facto de viverem inundados em assuntos por resolver é um conforto para a alma. Parecemos sempre demasiado ocupados e podemos ser confundidos com alguém bem sucedido. A cultura ocidental tende a associar sucesso com elevado nível de stress.

O ponto de partida é, entanto, cuidar de fazer crescer a insatisfação, a intolerância para com o nosso próprio caos.

Claro está que, o passo seguinte – e indispensável! -, é desenvolver a visão de como seria a nossa vida, pessoal e profissional, se tudo estivesse tratado no final de cada dia. Se não houvesse nem um pendente. Se pudéssemos chegar a casa com a mente livre de “tralha”, sabendo que no dia seguinte teríamos absoluto controlo sobre tudo o que há a fazer nesse dia.

Fantástico, não?

Aquele projecto de criação de uma marca nova, que anda às voltas na sua cabeça há anos e em relação à qual ainda não conseguiu decidir o que fazer, sabe?. Consegue imaginar alguém a percorrer os corredores de um supermercado, parar em frente à prateleira onde estão expostos, pegar em duas unidades, colocá-las no carrinho de compras e dirigir-se à caixa para pagar? É disso que falamos quando falamos de visão.

Aplica-se aos assuntos mais mundanos: os pneus do carro que já há muito disseram “chega!”, a entrega daquele artigo que já ninguém acredita que seja escrito, o agradecimento dos presentes de Natal de há 3 anos atrás…

Como seria se tudo isso estivesse tratado e a sua cabeça lhe dissesse, hoje à noite, “obrigado pelo silêncio e pela paz”?...

Sentida a insatisfação com a nossa desorganização, desenvolvida a visão de como seria se a nossa vida fosse tão ordenada como um prato de sushi, tudo pode ficar exactamente na mesma se não dermos os primeiros passos.

Aliás, na fórmula poderia estar PPP em vez de PP. Porque é do próximo pequeno passo que precisamos.

E esse próximo pequeno passo pode perfeitamente ser confiar a totalidade das nossas coisas a um instrumento fora da nossa cabeça. Listar todos os assuntos que nos ocupam e baralham. Pode ser uma clássica folha de papel branco, um ficheiro em Excel, as notas do telemóvel, o que quiserem. Duas coisas são fundamentais: tem que ter uma existência fora da nossa cabeça e estar sempre ao nosso alcance.

Ao criar a lista tenha presente que não está a enumerar acções mas sim resultados. Não um passo mas o efeito de dar o passo.

Lista completa, porque não separá-la em 3 grupos?

Um primeiro correspondendo àquelas coisas que podemos fazer já: um telefonema se estamos perto do telefone, um email se estamos perto do computador… Tudo aquilo para o qual temos reunidas todas as condições e que não demora mais de 2 minutos a completar.

O segundo grupo corresponde àquilo que podemos resolver rapidamente mas não agora, por não estarem reunidas as condições necessárias. Esses irão directamente para a nossa agenda, agrupados por “condições necessárias”. Os telefonemas agendados para uma altura em que vamos estar perto do telefone. Os emails agrupados e calendarizados para quando estejamos à secretária. O que só pode ser feito em casa para quando estivermos em casa.

Ao terceiro grupo chamemos “projectos”, por se tratar de assuntos que não se resolvem com uma acção isolada mas antes com um conjunto de acções. Uma vez mais, é fundamental que os vejamos, desde logo, como um resultado, como um projecto acabado. A partir daí, listemos aleatória e exaustivamente os seus componentes em regime de brainstorming. Todas as ideias são boas. Não se preocupe ainda com calendários, mas sim com a enumeração. Não com a qualidade mas sim com a quantidade.

Tem ainda um caos em mãos? Não se preocupe, desde que não esteja mais instalado na sua cabeça. O passo seguinte é precisamente dar ordem ao caos: Cada componente do seu projecto deverá corresponder a um, ou eventualmente mais, pequenos passos. Passos concretos, precisos e, muito provavelmente, delegáveis. Calendarize os passos, tendo em atenção as interdependências entre eles. Há passos que não poderá dar enquanto não tiver dado um outro que está a montante. Outros haverá com absoluta independência. Obtido um calendário de próximos pequenos passos, alguns deles poderão ir já para a sua agenda, certo?

Tenha presente que:

1. Tudo o que está na sua cabeça tem que sair para um “repositório” que deverá estar acessível permanentemente. Quando alguma coisa nos ocorre deveremos estar em condições de a registar imediatamente.

2. Esse “repositório” deve ser revisto de preferência diariamente. Quem sabe possamos resolver algum desses assuntos já ou agendá-lo para amanhã…

3. A última coisa que faz hoje antes de ir para casa é rever a agenda de amanhã. Tenho tudo o que preciso para a cumprir?

4. Os chamados “projectos” deverão ser revistos semanalmente, de forma a controlarmos o seu andamento de acordo com o calendário previsto, pedirmos contas às pessoas a quem eventualmente tenhamos delegado algum próximo pequeno passo e fazermos os ajustes que forem necessários.

Insatisfação, visão, próximos passos. Trata-se de parte de uma fórmula, recorda-se? Em que multiplicamos a insatisfação pela visão (se um deles for igual a zero o resultado é zero… interessante…) e somamos os primeiros passos.

Mas nada disto vale se o resultado for inferior à nossa resistência. Essa que nos diz que se temos vivido assim durante anos… e até, quem sabe, com sucesso. A mesma que nos aconselha a não parar para pensar, já que nesse período posso atacar mais uma ideia que me acabou de surgir agora.

A mesma, já agora, que não nos deixa descansar à noite, a pensar em tudo o que temos para tratar. A mesma que não nos deixa estar a 100% no jantar de família, porque a cabeça está desesperadamente às voltas com o que devia ter feito hoje e não fiz porque só me ocorreu agora, que não há nada a fazer.

“O que está ao nosso alcance fazer, está ao nosso alcance não fazer.”
Aristóteles